Information om fakturor för Norge och Danmark

Nu börjar det komma en del bokningar från våra sajter i Norge och Danmark till hotell i Sverige. Tills vidare kommer det skickas separata fakturor för varje sajt. Har ni fått bokningar från DK och NO kommer det alltså en faktura för varje lands bokningar. På sammanställningen som skickas till er finns det däremot samlad infromation samt även i extranätet. Vi beklagar det merjobb det medför men kan meddela att problemet ska vara löst från och med oktober månad då vi byter bakomliggande system. Har ni frågor är det bara att kontakta oss på ekonomi@ hotelspecials.se (skriv ihop adressen så funkar den).

 

Sammanställningar

Den 1:a varje månad skickar vi ut en sammanställning över bokningar med ankomst föregående månad. Alltså den 1:a mars skickar vi ut sammanställningen på februari månads bokningar. Som hotell har ni sedan 10 dagar på er att genomföra ändringar i sammanställningen. Därefter kommer fakturan skickas till er.

Vi kan inte ändra bokningar efter att de 10 dagarna passerat så lägg gärna upp en påminnelse så att det blir gjort. Tänk på att ange en orsak till att bokningarna ändras (stannade en natt, uppgraderade, budget rum etc) så att ni underlättar vårt jobb och därigenom undviker att vi kontakter er för en uppföljning som tar mer tid från ert arbete. Nedan ser ni en bild av hur en sammanställning ser ut. (Klicka på bilden för större format)

Fakturor och Påminnelser

Vi får en del frågor om hur det fungerar med fakturor och påminnelser. Vi ska försöka förklara det så att ni vet hur processen ser ut.

Den 1:a varje månad skickar vi ut en sammanställning (länk till inlägg om sammanställningen) över bokningar med ankomst föregående månad. Alltså den 1:a mars skickar vi ut sammanställningen på februari månads bokningar. Som hotell har ni sedan 10 dagar på er att genomföra ändringar i sammanställningen. Den 15:e varje månad skickas sedan fakturan på provisionen ut till våra hotell via e-post. Den kommer alltså inte via vanligt brev. Vi kan skicka fakturan till upp till 3 olika e-post adresser så återkom gärna till oss med fler adresser så att den inte missas.

På varje faktura finns ett OCR nummer som sedan ska anges vid betalningen till vårt bankgiro (det bygger på att ni är ett svenskt hotell). Har inte betalning mottagits inom stipulerade betalningstiden skickas automatiskt en påminnelse (10 dagars betalning) ut via e-post. Om inte heller påminnelsen betalas skickas en andra påminnelser ut med en påminnelseavgift tillagd på 50 SEK. Har ni frågor kan ni alltid kontakt vår ekonomi avdelning som nås enklast på ekonomi@hotelspecials.se.

Om ni har bokningar som är förskottsbetalda av gästerna direkt till oss är processen lite annorlunda. Ni får fortfarande samma sammanställning men den 15:e skickas en transaktionsnota tillsammans med en faktura till er. Fakturan ska INTE betalas då den automatiskt dras från beloppet som ni ska få utbetalt från oss. Vi betalar er sedan mellanskillnaden (vad gästen betalt till oss minus provisionen) den 30:e varje månad. Om ni saknar fakturan eller sammanställningen är det bara att kontakta oss så skickar vi en ny.